Conseil et formation en management des organisations et de la qualité

Améliorer la symphonie de vos équipes avec la biosystémie

Biosystémie

L’approche biosystémique donne des clés pour réduire le stress d’origine organisationnelle et améliorer la performance.

Elle apporte des outils pour aligner les intérêts de l’organisation avec ceux des individus qui la composent, en s’appuyant sur 3 principes :

  • assurer la cohérence entre responsabilités et pouvoirs décisionnels,
  • définir un cœur de fonction optimisé,
  • fluidifier la circulation de l’information entre le « faire » et le « vérifier ».

Notre premier article traitait de la cohérence entre les responsabilités et les pouvoirs décisionnels.

Nous abordons ici les deux autres leviers.

Manager commercial, Marc pilote le projet de l’année : mettre en place un logiciel de la relation clients (CRM).

« Gérer l’administratif et organiser les réunions de ce projet me demande une énergie de dingue, je serai plus utile à faire autre chose ! »

Tout en menant ses missions de Manager commercial, Marc s’implique dans son rôle de pilote de projet : organiser, soutenir, motiver, planifier, gérer les imprévus, animer les réunions, rédiger les comptes-rendus… Est-il le mieux placé pour réaliser chacune de ces tâches ?

Il a une réelle valeur ajoutée à manager l’équipe projet et à apporter son expertise. Cela le motive ! En revanche, gérer les aspects organisationnels et administratifs lui demande un effort important : il doit aller « à la pêche » aux informations, s’y prendre à trois fois en raison des urgences quotidiennes.

Marc n’aurait-il pas intérêt à travailler autrement, en répartissant différemment les tâches entre les membres de l’équipe projet ou en s’appuyant sur les outils facilitants ?

Analysons la situation avec nos “lunettes biosystémiques”.

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Second levier : Définir un cœur de fonction optimisé

>>> Le premier levier est à découvrir dans notre article précédent : ASSURER LA COHÉRENCE ENTRE POUVOIRS DÉCISIONNELS ET RESPONSABILITÉS.

Autrement dit, donner la bonne tâche à la bonne personne. Pour ce faire, il faudra qu’on attribue une tâche ou mission à une personne en s’assurant que les informations nécessaires sont facilement accessibles, en favorisant la convergence avec les compétences et les motivations.

Le collaborateur s’investit ainsi là où il apporte de la valeur ajoutée. Il optimise son temps, ne gaspille pas son énergie, développe sa motivation.

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Les bénéfices

Définir un cœur de fonction optimisé :

  • Donne du SENS
  • Développe L’EFFICACITÉ ET LA LÉGITIMITÉ
  • Conduit à l’EFFICIENCE de l’organisation et des individus

D’après l’enquête sur le stress au travail réalisée par l’IME, 89% des actifs sont confrontés à une ergonomie cognitive non optimale de leur poste (fonction mal définie / occupée, objectifs contradictoires, délégations à revoir,…).

« Dans le dernier compte-rendu, j’ai laissé passer une grossière erreur dans les chiffres, sans compter quelques magnifiques fautes d’orthographe ! J’avais pourtant relu. La honte ! Je sens bien que la confiance en moi est en train de chuter »

Très mobilisé sur ce projet et la tête dans le guidon, Marc n’a pas fait relire son compte-rendu par une tierce personne, et n’a donc pas bénéficié d’un retour qui lui aurait permis de corriger ses erreurs et de prendre du recul. L’équipe et l’organisation en auraient tiré les fruits pour améliorer les pratiques et consolider une connaissance partagée.

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Troisième levier : Fluidifier la circulation de l’information.

Concrètement ?

Un collaborateur doit :

  • recevoir un retour d’informations constructif et indépendant sur son travail.
  • pouvoir faire remonter une information factuelle ou proposer une amélioration qui sera prise en considération.
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Les bénéfices

Fluidifier la circulation de l’information :

  • Sécurise la QUALITÉ D’EXÉCUTION
  • Favorise L’AMÉLIORATION CONTINUE
  • Apporte de la SÉRÉNITÉ et de la RECONNAISSANCE
  • Développe les COMPÉTENCES des individus et CONNAISSANCE ORGANISATIONNELLE.

La condition sine qua non pour utiliser ce levier est que la culture de l’entreprise accepte l’erreur comme source d’amélioration.

L’organisation devient ainsi apprenante.

Or, d’après l’IME (ESTIME), 59% des actifs rencontrent au moins un type de problème de circulation d’information (position de juge et partie, difficultés à obtenir ou à faire remonter l’information, à obtenir du feed-back, droit à l’erreur…).

Trois leviers inter-dépendants à travailler en synergie

Appliquer les 3 leviers de la biosystémie « Optimiser le cœur de fonction », « Assurer la cohérence entre pouvoirs et responsabilités », « Fluidifier la circulation de l’information », pose les bases d’une organisation humaine, performante et apprenante, capable de diminuer les dysfonctionnements organisationnels générateurs de stress et de tensions, solliciter le plein potentiel des équipes, développer l’amélioration continue et l’adaptabilité.

Comme nous avons pu l’éclairer avec le cas de Marc, il ne s’agit pas de refondre une organisation, mais de faire des petits réglages, aux bons endroits, au bon moment.

Mettre l’approche biosystémique et ses outils dans la mallette du manager est un véritable atout.

Article rédigé en collaboration avec @Karine Pasco, Kapyrus, Conseil et formation en performance commerciale et managériale.

Vous avez envie de tester en live les 3 principes de la biosystémie ?

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Le 31 août 2021 à Nantes de 11h30 à 13h00 et à Rennes de 17h30 à 19h00.

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